Assistant/e de direction F/H

L'entreprise

Créée en 1959, RATP Habitat, filiale immobilière sociale du Groupe RATP, construit et gère en Île-de-France un patrimoine immobilier d'environ 9000 logements destinés pour près de 40 % d’entre eux aux salariés de la RATP, mais aussi à d’autres réservataires comme l’État, les collectivités locales, Action Logement etc.

L'entreprise, composée d'environ 150 collaborateurs, propose une offre complète et diversifiée de logements (locatifs sociaux familiaux, résidences étudiantes, pour les jeunes actifs ou dédiées à des publics spécifiques ; locatifs intermédiaires; en accession à la propriété à prix maîtrisé).

Constructeur social engagé, RATP Habitat bénéficie d’une expertise rare, la maîtrise d’ouvrage complexe, et mène des projets de logements en superposition de sites industriels et/ou d’équipements publics.

Description du poste

Nous recherchons actuellement un/e Assistant/e de direction pour un CDI à temps complet, à pourvoir immédiatement.

Sous la responsabilité de la Directrice de l’Immobilier, l’Assistant/e de direction assure une mission  d’assistanat polyvalent. Il ou elle gère l’ensemble des moyens de fonctionnement de la Direction et en est la porte d’entrée des interlocuteurs et partenaires internes et externes. 

Il ou elle contribue à améliorer la satisfaction client et à faciliter l’accomplissement des obligations et objectifs de la Direction.

Missions principales : 

1 – Assurer la gestion organisationnelle et des relations internes et externes  :

• Suivre les agendas du ou de la Directeurrice de l’Immobilier et pôle développement ;
• Organiser les rendez-vous avec l’ensemble des partenaires de la Direction de l’Immobilier et du pôle développement et les différentes visites de sites;
• Organiser les réunions de la Direction de l’Immobilier, relatives notamment àl’activité développement et avec les interlocuteurs du Groupe RATP;
• Réaliser les dossiers préparatoires aux rendez-vous, réunions et comités;
• Coordonner, en lien avec l’Assistante de la Direction Générale, la réalisation des documents nécessaires pour les Conseils d’Administration, participer à la réalisation des documents de présentation et s’assurer de leur transmission dans les délais ainsi que de leur archivage;
• Planifier, préparer et coordonner la production des documents nécessaires pour les Comités d’Engagement et assurer la diffusion des décisions;
• Travailler en étroite collaboration avec le service communication sur la réalisation et la diffusion des supports opérationnels ainsi que sur l’organisation d’évènements externes;
• etc.

2 – Assurer l’assistanat courant pour la Direction et le pôle développement  :

• En lien avec la Responsable livraison et les assistantes opérationnelles, coordonner et sécuriser l’archivage des documents stratégiques de la Direction de l’Immobilier (lors des livraisons de nouveaux programmes mais aussi dans le cadre des travaux de réhabilitation);
• S’assurer de la bonne circulation du courrier et de informations entre les différents services;
• Assurer une continuité d’accueil et d’orientation des interlocuteurs internes et externes de la direction (physique, téléphonique, etc.);
• Enregistrer et suivre les coordonnées des interlocuteurs externes dans une base de données, en lien avec l’Assistante de la Direction Générale;
• etc.

3 – Assurer le reporting institutionnel :

• Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de reporting pour le pôle développement ;
• Renseigner et tenir à jour les indicateurs de l’activité de la Direction de l’Immobilier, à l’aide des tableaux de reporting tenus par le service maîtrise d’ouvrage, la direction technique et le pôle développement;
• Collecter et transférer les données relatives à l’activité de la Direction de l’Immobilier sur les plateformes numériques institutionnelles.

Vous bénéficierez de nos régimes de mutuelle frais de santé, prévoyance et retraite supplémentaire. Vous bénéficierez également de titres restaurants.
Ce poste est basé dans notre siège social situé Porte de Bagnolet (75020 PARIS) et est éligible au télétravail (2 jours/semaine).

Profil recherché

Issu(e) d'une formation de niveau BAC+2, idéalement dans le domaine immobilier, vous possédez des connaissances relatives au secteur du logement social. Vous justifiez d'une première expérience sur ce type de fonction.

Vous disposez de compétences avérées en gestion administrative et possédez de bonnes qualités rédactionnelles. Vous faites preuve de rigueur et d'organisation, êtes à l'aise avec l'outil informatique et maitrisez les logiciels du pack Office (Word, Excel, Powerpoint). 

Enfin, vous avez le sens de la confidentialité et disposez de bonnes qualités relationnelles et organisationnelles.

Réf: d49ce8a5-1d4b-4b84-b455-6348d0bcd4d4